Desde las Selecciones Nacionales hasta el Departamento Administrativo, la Confederación Brasileña de Tenis de Mesa automatizó cerca de 100 procesos, uno de los cuales es la evaluación del desempeño de los atletas
Detrás de las grandes victorias deportivas está la gestión: una etapa silenciosa pero fundamental. En la Confederación Brasileña de Tenis de Mesa (CBTM), esas prácticas son responsabilidad de la plataforma SoftExpert, multinacional especializada en soluciones de software para conformidad, gobernanza y excelencia en la gestión empresarial. Desde octubre de 2024, la herramienta está transformando la forma en que la confederación organiza sus procesos y toma decisiones, permitiendo que los equipos técnicos concentren sus esfuerzos en la preparación y el desempeño de los atletas.
Antes de su implantación, la CBTM utilizaba herramientas como hojas de cálculo para gestionar unos 300 indicadores. A medida que aumentaban las exigencias y la complejidad de los datos, se hizo patente la necesidad de una solución automatizada e integrada que agilizara la toma de decisiones, normalizara la información y aumentara la eficacia de los procesos de gestión.
Una vez contratado el sistema, el SoftExpert fue utilizado en todas las áreas del CBTM - desde las Selecciones Nacionales hasta la Administración, pasando por Comunicación, Gobernanza y Ciencias del Deporte. Los módulos utilizados, Procesos y Documentos, están promoviendo cambios estructurales: cerca de 100 procesos ya fueron automatizados, algunos con hasta 50 actividades, incluyendo flujos como Órdenes de Pago, Rendición de Cuentas y Evaluación de Desempeño de Atletas. El módulo Documentos, por su parte, se ha convertido en esencial para la organización y trazabilidad de los expedientes, con recibos y facturas adjuntados digitalmente a los procesos, lo que garantiza la seguridad en las auditorías internas y externas.
Entre los resultados que ya hemos visto están la eliminación de reprocesos, la centralización de la información en una única plataforma, la estandarización de los procesos y el ahorro de tiempo en la elaboración de informes, que ahora se generan automáticamente a partir de los datos introducidos. Este avance también ha beneficiado directamente al equipo técnico del CBTM, que ahora puede supervisar el rendimiento de los atletas de forma estructurada, con indicadores y objetivos organizados por categoría, edad y clasificación. Con procesos automatizados e informes accesibles en unos pocos clics, los profesionales pueden ahora dedicar más tiempo a la preparación estratégica, optimizando las decisiones y aumentando la eficacia de la planificación deportiva.
"Estar junto a la CBTM en este camino nos mostró que detrás de cada medalla hay una gestión que debe ser eficiente. La plataforma llegó precisamente para eso: eliminar retrabajos, garantizar transparencia y permitir que los equipos tengan más tiempo y enfoque en el rendimiento deportivo", afirma Bárbara Silveira Lepper, especialista de negocios de SoftExpert.
Actualmente, la plataforma SoftExpert abarca todas las áreas de la CBTM y se utiliza para monitorear metas como el aumento del número de atletas registrados (de 9.000 a 22.000 hasta 2028), ausentismo, métricas financieras y desempeño técnico. La organización también prevé la integración futura del software con sus sistemas financieros y contables.
"La implantación de la plataforma SoftExpert representa una transformación estratégica para la CBTM. Con procesos automatizados e integrados, no solo logramos reducir errores, sino también garantizar altos niveles de productividad y conformidad. La gestión documental, en especial, ha sido uno de los mayores avances, con acceso facilitado, almacenamiento seguro y compartición eficiente entre áreas", explica Eduardo Carreiro, gerente de Estrategia y Planificación de la CBTM.
"El deporte de alto rendimiento exige una organización de alto nivel. La base administrativa debe ser sólida para que el enfoque esté en el rendimiento, y eso es precisamente lo que ofrecemos con las soluciones de SoftExpert: una base confiable para que la excelencia deportiva sea protagonista", afirma Hermínio Gonçalves, CEO de SoftExpert Brasil.
Reconocimiento nacional en gobernanza deportiva
La Confederación Brasileña de Tenis de Mesa se ha consolidado como referencia en gestión deportiva. En 2024, fue la única entidad en conquistar dos premios en la 9ª edición del Premio Sou do Esporte: ganó en el vector Modernización, con su Manual de Gestión para federaciones y eventos, y obtuvo el segundo lugar en la categoría Práctica Innovadora, con el Circuito TMB. Estos logros reflejan el compromiso continuo de la entidad con las buenas prácticas de gobernanza, un avance impulsado por la adopción de la plataforma SoftExpert, que viene automatizando procesos, promoviendo la transparencia y elevando el nivel de la administración deportiva.
